Hoe stel ik openingstijden in voor de AI receptionist?
Openingstijden voor de AI receptionist
De AI receptionist kan telefoontjes beantwoorden namens je bedrijf. Je kunt instellen wanneer de receptionist actief is en wat er buiten kantooruren gebeurt.
Stap 1 — Openingstijden instellen
- Log in op account.itlive.nl
- Ga naar Voice Assistant of AI Receptionist in het menu
- Klik op Openingstijden
- Stel per dag de begin- en eindtijd in:
- Maandag: 09:00 - 17:30
- Dinsdag: 09:00 - 17:30
- etc.
- Markeer dagen waarop je gesloten bent
- Klik op Opslaan
Stap 2 — Gedrag tijdens kantooruren
Tijdens openingstijden kan de AI receptionist:
- Inkomende gesprekken beantwoorden met een persoonlijke begroeting
- Vragen beantwoorden op basis van je trainingsdata
- Doorverbinden naar het juiste telefoonnummer
- Een terugbelverzoek noteren en je een melding sturen
Stap 3 — Gedrag buiten kantooruren
Stel in wat er gebeurt als iemand belt buiten kantooruren:
- Ga naar Buiten kantooruren instellingen
- Kies een optie:
- Voicemail — de beller kan een bericht inspreken
- AI antwoordt — de AI beantwoordt alsnog vragen maar meldt dat je gesloten bent
- Doorschakelen — schakel door naar een ander nummer (bijv. privé of noodlijn)
- Bericht afspelen — speel een vooraf ingesproken bericht af
- Klik op Opslaan
Stap 4 — Feestdagen en uitzonderingen
- Ga naar Uitzonderingen of Feestdagen
- Voeg datums toe waarop je gesloten bent (bijv. Kerst, Koningsdag)
- Stel per uitzondering het gewenste gedrag in
- Klik op Opslaan
Stap 5 — Testen
- Bel je eigen zakelijke nummer buiten kantooruren
- Controleer of het juiste bericht wordt afgespeeld of de AI correct reageert
- Bel tijdens kantooruren en test de begroeting en doorverbinding
Tips
- Stel lunchpauze in als aparte periode als je niet bereikbaar bent tussen 12:00-13:00
- Gebruik een warmte begroeting die past bij je bedrijf
- Controleer regelmatig je gemiste oproepen en terugbelverzoeken